martes, 12 de septiembre de 2017

Como sustituir una fuente por otra en toda una presentación Powerpoint cuando no sabemos donde está.

Problema: Deseamos cambiar una fuente utilizada en una presentación, pero no sabemos dónde la estamos usando. Por ejemplo, en ocasiones, al guardar, nos aparece el mensaje "Algunas fuentes no se pudieron guardar con esta presentación" y el motivo típico es que la fuente no es truetype. Sin embargo, no sabemos dónde se está utilizando y por tanto no podemos cambiarla manualmente (ya sea en un cuadro de texto o en el propio patrón de diapositivas). Para esta situación tan particular, podemos utilizar la siguiente solución.

Solución:  En la pestaña inicio, iremos al cuadro edición y desplegaremos la opción "Reemplazar". 

IMPORTANTE: No se debe hacer click encima de "Reemplazar" ya que esto nos abrirá la opción de reemplazar texto. Hay que hacer click en el triángulo invertido para desplegar el pequeño menú. 
Al desplegarlo, veremos que hay una segunda opción que es "Reemplazar fuentes" esa es la que deseamos. Clickamos. Buscaremos la fuente que nos da problemas y la sustituiremos por otra.

Tras realizar la sustitución, es recomendable echar un vistazo a toda la presentación para verificar que el cambio no se ha traducido en caracteres raros. Estas fuentes tan difíciles de encontrar pueden estar en objetos, en notas de orador, quizá en alguna transparencia que nos pasó otra persona, etc. 

Nota:  Puede ocurrir que nos salga el mensaje de error: "Ha seleccionado una fuente de un byte para reemplazar a otra de dos bytes. Elija una fuente de dos bytes". En este caso deberemos seleccionar una fuente de dos bytes y que también sea truetype. Podéis googlear qué fuentes son de 2 bytes (típicamente caracteres asiáticos). Para el que no quiera buscar, puede utilizar "Arial Unicode" que está casi siempre instalada por defecto, es de 2 bytes y además truetype, de modo que quedará resuelto todo.

Nota 2:  Hay fuentes que no son sustituidas al hacer el procedimiento anterior (por un motivo que desconozco, a mí me pasó por ejemplo con la Monotype Sorts). En estos casos la solución que encontré es la siguiente:
- Hacemos "guardar como" y seleccionamos el tipo "Presentación XML de PowerPoint (*.xml)"
- Abrimos el fichero xml en un editor de textos, por ejemplo el Notepad. Si el fichero ocupa mucho, es posible que tarde en leerlo varios segundos y que las acciones siguientes también sean lentas. Paciencia.
- Reemplazaremos todas las entradas de la fuente por otra. En mi caso, como Monotype Sorts es de dos bytes, la cambié por Arial Unicode MS. Si hubiera muchas entradas podemos hacer un "reemplazar todo", seremos cuidadosos con poner exactamente los nombres de las fuentes.
- Guardamos el xml y lo volvemos a abrir en powerpoint (al abrir habrá que decirle que muestre los ficheros xml y no solo los pptx)
- Una vez abierto, volvemos a guardar en formato pptx.
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